日報や週報の欄を前にして手が止まり、何を書けばよいか迷うことがあります。
振り返りの書き方に迷うときは、「事実・気づき・次にやること」を分けて書く方法があります。毎回同じ一文で終わるなら、まず今日の具体的な場面を1つ選んでみてください。
この記事では、株式会社Rinの整理例として3行の型と、日報・週報・1on1・商談など場面別の架空例6つを紹介します。目標の見直し方と、感謝日記の研究で報告された範囲も分けて説明します。
その場で書ける、振り返りの3行メモ
事実・気づき・次にやることを、1つずつ短く書いてみましょう。各欄300字まで入力できます。
入力文をサーバーへ送信しません。このワークは入力を保存しません。残したいときは、結果をコピーしてメモなどに貼り付けてください。
記入例：先方から出た質問に、その場で数字を出せず持ち帰りになった。
記入例：想定していた質問の範囲が狭かった。
記入例：次回までに、想定質問と答えを3つ用意しておく。
振り返りの書き方 3行あれば形になる
短い振り返りの入口として、事実・気づき・次にやること、の3行を使えます。提出用の報告では、勤務先の指定項目や書式も確かめてください。
事実 → 気づき → 次にやること の3行
1行目は、その日か、その場面で実際に起きたことを書きます。2行目は、そこから気づいたことや感じたことを書きます。3行目は、その気づきを受けて次にやることを、1つだけ書きます。気づきや次の行動が浮かばない日は、事実の1行から始めても構いません。
事実と解釈を分けて読み返す
書き出す順番は自由です。気づきから書いた場合も、あとで実際の出来事と分けておくと、何を見聞きし、何を自分が考えたのか読み返せます。
事実の行に 評価の言葉を混ぜない
「うまくいかなかった」「だめだった」は、事実ではなく評価です。1行目には、自分が直接見聞きした出来事を具体的に置きます。評価は2行目の気づきに回します。
次にやることは「明日できる大きさ」にする
「もっと頑張る」のような大きさでは、次の日に何をすればいいか分かりません。次にやることは、明日の自分がそのまま実行できる大きさまで小さくします。「◯時に△△をする」のように、時間と行動がセットで思い浮かぶ大きさが目安です。実行する時点と、実行したか確かめる方法も書けると、翌日に見直す材料になります。
振り返りが書けないときに見直す4つの条件
書きづらさには、時間や体調、提出先の条件なども関わります。ここでは自分で調整できる書き方の条件を4つ挙げます。これだけで原因を特定するものではありません。
条件1 うまくいかなかったことから書き始めていないか
反省点ばかり浮かんで書きづらいなら、その場で起きた出来事を先に1つ書く方法があります。うまくいった点や、まだ判断できない点も記録に含められます。
条件2 誰に見せる記録か決まっているか
提出用には必要な業務の事実や相談事項を書き、自分用には書きたい範囲の気づきを残す、と用途を分けられます。私的な気持ちまで提出する必要があるかは別の確認です。問いが多くて迷うなら、答えたい問いを1つ選びます。
条件3 振り返る期間が広すぎないか
1か月分が思い出せない場合は、直近の1日や1場面に絞って書けます。月の振り返りが必要なら、残っている予定表や業務記録も参照し、覚えていない部分を推測で埋めないようにします。
条件4 書く時間を置けるか
予定の後回しになっているなら、終業前など書けそうな時間帯を候補にします。業務として必要な記録は、勤務時間や担当の取り決めも確認してください。時間の置き方は、後半の「振り返りを続ける仕組みのつくり方」で扱います。
厚生労働省の令和7年度能力開発基本調査の事業所調査では、人材育成に問題があるとの回答が80.1%。その事業所の問題点の内訳では、45.5%が人材育成の時間不足を挙げています。これは振り返りの実施率や、個人が書けない原因を直接測った数値ではありません。業務で振り返りを求めるなら、必要な時間も相談する、というのがこの記事での提案です。
感情が動いた場面をどう言葉にするかまで踏み込みたい場合は、大人の自己分析のやり方で、書き方の手順として詳しく扱っています。
振り返りの例文 場面別に6つ
以下の6つは、説明用に作った架空の記入例です。どれも「事実・気づき・次にやること」の3行ですが、質問や調整はこれから行う予定で、相手の返答や成果を得た事例ではありません。
1日の終わりに書く（日報・日次）
日報の例です。実際に必要な提出時刻や項目は、勤務先の書式に合わせます。
- 事実：午前は資料の作成、午後は問い合わせ対応で1日が終わった。
- 気づき：問い合わせ対応に思ったより時間を取られ、資料作成が後ろ倒しになった。
- 次にやること：明日の問い合わせ対応と資料作成の時間を分けられるか、担当者に相談する。
週の終わりに書く（週報）
週報は、1日単位では見えない流れを拾うための振り返りです。
- 事実：今週は打ち合わせが多く、まとまった作業時間が取りにくかった。
- 気づき：打ち合わせの合間の30分では、腰を据えた作業に入れていなかった。
- 次にやること：来週の打ち合わせを午前に寄せられるか、関係者の予定を確認する。
商談・打ち合わせのあとに書く
商談や打ち合わせの直後は、記憶が新しいうちに書ける貴重なタイミングです。
- 事実：先方から出た質問に、その場で数字を出せず持ち帰りになった。
- 気づき：想定していた質問の範囲が狭かった。
- 次にやること：次回までに、想定質問と答えを3つ用意しておく。
失敗したあとに書く
失敗を記録するときも、起きたことと自分の評価を分けて書けます。
- 事実：確認を1つ飛ばしたまま、資料を送ってしまった。
- 気づき：送信前の確認を、いつも同じ手順で行っていなかった。
- 次にやること：送信前に見る項目を3つだけ決めて、毎回同じ順番で見る。
うまくいったときに書く
うまくいったときも、その場の条件や自分が取った行動を残すと、次回と比べる材料になります。
- 事実：初めて任された進行を、最後まで自分の判断で進められた。
- 気づき：迷った場面で、事前に決めていた優先順位に沿って判断できた。
- 次にやること：次も同じように、迷いそうな場面を先に洗い出しておく。
1on1のあとに書く
1on1は、自分では気づけない視点をもらえる場面です。
- 事実：1on1で、自分では気づいていなかった仕事の進め方の癖を指摘された。
- 気づき：指摘された癖に、自分では良し悪しの判断がついていなかった。
- 次にやること：次の1on1までに、その癖が出た場面を1つ記録しておく。
1on1のあとの振り返りをシートの形で残したい場合は、1on1の振り返りシートの書き方にテンプレートをまとめています。
例文の事実・気づき・予定を自分の場面に合わせる
上の6つは、そのまま提出する文章ではありません。事実の行から書き始めても、気づきや次の行動まで自分の状況に合うか確かめます。実際には感じていないことや、まだ決まっていない予定を、決定済みとして写さないようにしてください。
仕事終わりは明日へ渡すメモで区切る
今日の反省を続けるより、仕事を終えて自分の時間へ戻りたい日もあります。そんな日は、事実・気づき・次の行動をすべて掘り下げず、再開する場所を残したら閉じる使い方にできます。以下は記事で提案する記入例で、気持ちの変化を保証する方法ではありません。
気がかりを明日へ渡すメモを書く
気がかりを一つ選び、次の動作と扱う場面を残します。説明用の架空例では、次のように書けます。
| メモの欄 | 記入例 |
|---|---|
| 気がかり | 依頼の仕上がりについて確認できていない |
| 次の動作 | 依頼された条件を見直し、不明点を一つまとめる |
| 扱う場面 | 明日の勤務開始後に担当者へ確認する |
返答待ちなら、合意している確認時点を残せば十分です。相手の意図が気になる場合も「不満だったに違いない」と決めず、「追加で求めていることがあるか確認する」と自分が動ける形にします。翌日に条件が変わっていたら、昨日書いた予定を外しても構いません。
業務の詳細は勤務先で認められた管理先へ残します。個人のメモには、勤務先や顧客の秘密を移さず、「確認を残して終えた」など自分の動作だけを書けます。
今夜の自分の時間を選ぶ
仕事の置き場所を決めたら、今夜どう過ごしたいかを一つ書きます。食事をゆっくりする、家の人と話す、予定を足さずに過ごすことも候補です。家事など既にある予定と、その中で自分が選べる部分を分けてみてください。
たとえば「家事があるけれど、少し静かに過ごしたい」なら、家の人の都合も聞いて話し始める時間を相談する方法があります。浮かばない日は「今夜は決めなくてよい」で終えても大丈夫です。余暇に新しい達成課題を増やすための欄ではありません。
働き方に合わせて区切りを置く
通勤する人なら、次の動作を業務用の管理先へ残して席を立つ。在宅勤務なら、仕事の画面とメモを閉じる。家事やケアが続く人なら、一行を残して次の役割へ移る。自分の1日の流れに沿って、終える動作を一つ選びます。
当番や連絡対応の取り決めがある場合は、その条件を確認してください。終業後の対応が続く原因が業務量や担当の曖昧さにあるなら、気持ちの切り替えだけで引き受けず、勤務中に調整する内容として扱います。ここで紹介したメモは、休職の判断や体調の問題を扱うためのものではありません。
目標の振り返りは 達成率だけを見ない
目標の振り返りは、達成率という1つの数字だけで終わらせません。
達成／未達の前に 前提が変わっていないかを見る
目標を立てたときと、振り返るときとで、状況そのものが変わっていることがあります。担当が変わった、優先度が変わった、といった変化は、目標を立てた時点では分かりません。達成率を見る前に、前提が変わっていないかを確認します。前提の変更と達成率を分けて残し、仕事の評価に使う場合は上司と扱いを確認します。
「できなかった理由」ではなく「詰まった場所」を書く
理由が大きな言葉になってしまうなら、進める途中でどこに手が止まったかを書きます。必要な情報が未到着だった、自分の判断だけでは進められなかった、などの条件と、次に確認する相手や用件を分けて残します。
目標そのものを書き直してよい
振り返った結果、目標自体が今の状況に合わなくなっていることもあります。その場合は、当初の目標と実績を残した上で、今後の目標の変更を検討します。合意した仕事の目標なら、担当者と相談して更新します。
数字にならない変化を1行残す
達成率という数字には出てこない変化も残っています。以前より短い時間で判断できるようになった、というような変化を、1行だけ書き残しておきます。数字と1行の変化を、両方見ることが目標の振り返りになります。
1on1で目標をすり合わせる場面では、1on1シートのテンプレートと書き方もあわせて使うと、達成率以外の変化も記録に残しやすくなります。
今月の目標を立てるときに 振り返りとセットにする
今月の目標は、先月の振り返りとセットで決めます。
先月の振り返りを読んでから 今月を決める
先月の記録があれば、困った条件と取れた行動を今月の目標を決める材料にできます。今月の目標を書く前に、先月の振り返りに目を通します。特に「詰まった場所」と「数字にならない変化」の2行は、今月の目標を決める材料になります。
目標の数は使える時間に合わせる
今月使える時間と必要な仕事を見て、扱える数を選びます。迷う場合の整理例は「今月進める目標を1〜3つ候補にし、先月の記録とつながるものを確かめる」です。3つが科学的な最適数という意味ではありません。
月の途中で見る日をあらかじめ決めておく
月の途中で条件を見直したいなら、確認する日をカレンダーへ置く方法があります。その日に実績や予定を確認し、必要な変更を選びます。日付を入れることと、実際に見直すことは別です。
感謝日記とは何か 研究で分かっていること
感謝日記は、ありがたいと感じた出来事を記す方法です。ここでは研究の対象と結果を紹介し、この記事の3行メモやアプリの効果とは分けて扱います。
2003年の研究は対象と記入条件が異なる
EmmonsとMcCulloughのJournal of Personality and Social Psychologyに掲載された論文は3つの実験を報告しています。大学生の週ごと・日ごとの記録と、神経筋疾患のある成人の記録では、対象も条件も異なります。比較群より良好だった指標がある一方、すべての指標で差が出たわけではありません。「誰でも一定割合だけ幸福になる」という結果としては扱えません。
日本の会社員の研究は分析対象と測定指標を確認する
BMC Psychologyに掲載された試験では、会社員100人を無作為に割り付け、12日間の感謝日記と日常の記録を比較しました。記入があり3回の評価を終えた67人の分析では、仕事への活力などを測るUWESの総得点に、群による時間変化の違いが報告されています。自記式の指標であり、業績やすべての働く人の変化を保証する結果ではありません。
学生の研究を仕事の成果へそのまま広げない
BMC Psychologyに掲載された別の試験では、学生84人を割り付け、日程の実施基準を満たした40人を主に分析しました。2週間の感謝日記群で学習動機の指標が上がり、無動機の低下が関わると報告されています。追跡時に有意な低下がなかったことは、同じ効果の持続を保証する意味ではありません。勤務中の振り返りや、このアプリを検証した試験でもありません。
感謝日記の書き方 1つから書ける記録例
書いてみたい日には、ありがたかったことを1つ挙げるところから始められます。ここで紹介するのは記入例で、書く数による効果を保証するものではありません。
「ありがたかったこと」を1〜3つ書く
先ほどの会社員の試験では、少なくとも1つ、できれば3つほど記すよう求めています。この数をそのまま全員の義務にせず、自分が書きたい出来事を選んでください。
大きな出来事でなくてよい
感謝日記は、大きな出来事のためだけに書くものではありません。食事や挨拶など、その日に自分がありがたいと感じた場面も候補にできます。
思い出せるやり取りを短く書く
例えば「資料の場所を教えてもらい、探す手間が省けてありがたかった」は架空の記入例です。誰の名前を書くかより、自分が思い出せる出来事を選びます。個人情報や勤務先の秘密は、記録先の条件を確かめずに入れないでください。
感謝を義務にしない
感謝日記は、感謝しなければならないという義務ではありません。書けない日があっても、それは問題ではありません。つらい状況にあるときに、無理に感謝を探す必要はありません。
振り返りと感謝日記の違いを整理する
この記事の3行メモは次の動作を考える整理、感謝日記はありがたかった出来事を記す整理として使い分けます。振り返り全般が改善だけを目的にするという定義ではありません。
見ている向きが違う（改善／気づき）
振り返りは、次にどう動くかという改善に向いています。感謝日記は、すでにあったことのなかから、ありがたかったことに気づく方向に向いています。どちらが優れているという話ではなく、向いている方向が違うだけです。
疲れている日は書く目的と負担で選ぶ
疲れているときに、改善点を探す作業が負担になることもあります。ありがたかった出来事を書きたい日には感謝日記を選び、どちらも書きたくない日は休む、という使い分けができます。感謝を探すほうが楽かどうかも、その日の本人の感覚を大切にしてください。
両方を毎日やらなくてよい
振り返りと感謝日記を、両方とも毎日書く必要はありません。その日の状態に合わせて、どちらか1つを選ぶだけでも続けられます。迷う日は、今の自分が書きたい内容がある方を選びます。
振り返りを続ける仕組みのつくり方
書く負担を見直す候補として、場所・時間・問いを挙げます。忙しさや体調も考慮し、今の自分に調整できるものから選んでください。
書く場所を1つに決める
書く場所が複数に分かれていると、どこに何を書いたか分からなくなります。振り返りを書く場所は、1つに決めます。
時間を固定する（何時に書くかを先に決める）
予定を置く方法が合うなら、書けそうな時刻を決めます。勤務やケアの都合で時刻を固定できない場合は、業務の終了時など場面を目印にする方法もあります。
書き出しに迷うなら問いを1つ用意する
書き出しに迷うなら「今日、実際に起きたことは何か」など、答えられそうな問いを1つ用意できます。答えが出ない日は、その問いを使わず休んでも構いません。
自分と話すノートは、プロコーチが設計した悩み相談専用AIです。ノート・価値観マップ・AI対話を使い、自分が大切にしたいことや、次に確かめたいことを整理する選択肢になります。何を大事にしたいかを先に整理するなら、価値観の見つけ方も材料になります。感謝日記の研究結果が、そのままアプリの効果を示すわけではありません。
続かなかった日を 記録の失敗にしない
書けなかった日があっても、そこで振り返りをやめる必要はありません。続かなかった日は、記録の欠けとしてではなく、翌日また始める前提として扱います。「連続何日」という数字を目的にすると、途切れた瞬間にやめたくなります。数字ではなく、今日も書けるかどうかだけを見ます。
上司として 部下の振り返りをどう扱うか
上司として部下の振り返りを扱うときは、まず読み方を決めておきます。
提出する記録の目的を先に共有する
業務として提出を求める場合は、記録の目的、評価への利用、閲覧者、保存先を先に伝えます。私的な気持ちをすべて提出させる用途と混同せず、必要な業務の事実や相談事項の範囲をすり合わせてください。
読んだ箇所と確認したいことを返す
部下から共有された振り返りには、どの記述を読み、何を確認したいのか具体的に返せます。評価に使う記録なら、評価をしないと約束せず、その用途を先に説明します。反応が相手の意欲を必ず高めるとは限りません。1on1で使える質問例50選は、評価にならない聞き方を選ぶときの参考になります。
私的な記録と業務で共有する範囲を分ける
ノートや対話には私的な情報が含まれます。自分と話すノートの公式案内では、2人の関わりで共有されるのは価値観軸とタイプで、ノートやAI対話は共有されないと説明しています。使う記録先の規約や共有設定を確認し、業務の秘密は勤務先で認められた管理先へ置いてください。
振り返りの書き方についてよくある質問
Q. 振り返りは手書きとアプリのどちらがよいですか
どちらでも成立します。続けやすいほうを選ぶのが基準になります。問いに答える形で書きたい場合は、アプリのほうが書き出しやすいことがあります。手を動かして書くこと自体に落ち着きを感じる方は、手書きのほうが向いています。
Q. どのくらいの長さで書けばよいですか
長さは決まっていません。事実・気づき・次にやることの3行があれば、それで振り返りとして成立します。無理に長く書こうとすると、続けること自体が負担になります。
Q. 書くことが思いつかない日はどうすればよいですか
思いつかないときは、期間を短くします。1日全部ではなく、直前の1つの場面だけを思い出して、3行を埋めます。それでも思いつかない日は、感謝日記に切り替えるという選択肢もあります。何も思いつかないこと自体を、そのまま1行書いてもかまいません。
Q. 振り返りをためてしまったときは さかのぼって書くべきですか
さかのぼって完璧に書き直す必要はありません。ためてしまった日は空欄のままにして、今日の3行から再開します。空欄が続いた期間を責める必要もありません。再開できた今日を、次の振り返りの起点にします。
今日の記録を置く場所には「自分と話すノート」も使えます。基本使用料無料・アプリ内課金ありで、使える範囲は現在の案内を確認してください。詳しい仕事の情報は勤務先の管理先に置き、ここでは自分の気づきや希望を短い言葉で残してください。
振り返りは今日の3行から始める（まとめ）
短い振り返りには、事実・気づき・次にやることの3行を入口にできます。提出用の指定や仕事の条件も確認し、例文の気づきや予定まで自分に合う内容へ置き換えてください。感謝日記は、ありがたかった出来事を記す別の選択肢です。
書きづらい日は、見る期間、書く時間、答える問いを調整する方法があります。体調や生活、業務量も考慮し、続かなかったことを自分の性格の問題だと決めず、今日できる範囲を選びます。
改善を考えたい日は3行で、今日の仕事を終えたい日は明日へ渡すメモで。その日の目的に合う書き方を一つ選び、書き終える場所まで決めてみてください。
この記事を書いた人：鶴田 洋（つるた ひろし）｜Gallup認定ストレングスコーチ
コメント