ヒアリングシートの作り方｜項目テンプレートと聞けない本音｜Rin

ヒアリングシートを用意しても、商談の最後に気づくことがあります。

欄はすべて埋まっているのに、決め手になった理由だけが分からない、という場面です。

もし商談前にヒアリングシートを整えたい方は、この先が役に立つかもしれません。

この記事では、基本項目と聞く順番、作り方6ステップ、不動産とweb制作の追加項目、そしてシートを埋めても出てこない本音をどう拾うかまでまとめました。

ヒアリングシートとは 商談で聞くことを先に決めておく1枚

ヒアリングシートとは、商談で聞くことをあらかじめ決めておく1枚です。

ヒアリングシートは、聞き漏らしを防ぐための道具

商談は一度きりの場です。

思いついた順に聞くと、あとから「聞き忘れた」に気づきます。

ヒアリングシートは、聞くべきことを事前に並べておくことで、この聞き漏らしを防ぎます。

アンケートや質問票との違いは、その場で会話が動くこと

アンケートは、相手が一人で記入して提出するものです。

ヒアリングシートは、対話の中でその場で埋めていくものという点が違います。

答えを聞きながら次の質問を調整できるので、その場で出てきた話も拾えます。

シートがあると、担当者が変わっても同じ深さで聞ける

聞くことが担当者の記憶や経験頼りだと、人によって深さが変わります。

ヒアリングシートに項目を定めておけば、誰が商談に出ても、同じ深さまで聞けます。

新しい担当者でも、シートに沿えば大きな抜けは起きません。

表記は「ヒアリング シート」と分けても同じものを指す

「ヒアリングシート」と「ヒアリング シート」は、続けて書いても間を空けて書いても同じものを指します。

検索するときにどちらの表記で調べても、この記事で扱う内容にたどり着きます。

ヒアリングシートが必要になる理由は、準備の時間が取れないこと

ヒアリングシートが必要になる大きな理由は、商談前に準備の時間を十分に取れていない営業担当者が多いことです。

営業の3人に2人が、毎回は商談準備をできていない

株式会社UKABUが2021年6月に実施した調査（実査はクロス・マーケティング、n=200）によると、営業担当者のうち常に商談準備をしている人は33.0%にとどまり、営業機会の半分以上で準備をしていない人が28.5%いました。

言い換えると、営業の3人に2人ちかくが、毎回は準備できていないことになります（出典：UKABU「商談準備に関する実態調査」）。

この調査は2021年6月・n=200と規模が小さいため、目安として捉えてください。

準備の有無で、商談の成功率は2倍以上変わる

同じUKABUの調査では、商談準備をしたときの成功率が61.4%だったのに対し、準備をしなかったときは28.8%でした。

準備の有無で、成功率が2倍以上変わる計算になります（出典：同上）。

できない理由の1位は「時間が足りない」

同調査で、商談準備ができない理由の1位は「準備をする時間が足りない」で48.0%でした。

平均の準備時間は約43分、83.3%が準備を自分以外の誰かに任せたいと答えています（出典：同上）。

時間が足りないという事情は、営業担当者に共通しています。

シートは、時間を増やすのではなく、考える量を減らす道具

ヒアリングシートは、準備にかける時間そのものを増やす道具ではありません。

聞くことをあらかじめ決めておくことで、商談の場で「次に何を聞くか」を考える量を減らす道具です。

考える量が減れば、43分をかけなくても、シートを見返すだけで最低限の準備が整います。

ヒアリングシートの基本項目【そのまま使えるチェックリスト】

ヒアリングシートの基本項目は、次の6つに分けて考えると整理しやすくなります。

項目	聞くこと
相手のこと	会社・部署・役割・関わる人
現状のこと	いまのやり方・困っている場面・いつから
望むこと	どうなっていたいか・その理由
決め方のこと	予算・時期・誰が決めるか
比べていること	他に検討しているもの・比べている軸
次のこと	次に何をするか・いつまでに

相手のこと（会社・部署・役割・関わる人）

まず押さえるのは、相手がどんな立場で話しているかです。

会社名や部署だけでなく、その人がどんな役割を持ち、社内の誰が関わっているかまで聞いておきます。

決裁の場面になったとき、この情報が無いと話が止まります。

現状のこと（いまのやり方・困っている場面・いつから）

次に聞くのは、いまどうしているかです。

現在のやり方と、そこで困っている具体的な場面、その状態がいつから続いているかを聞きます。

「困っている」という言葉だけでなく、具体的な場面まで聞くと、あとの提案がぶれません。

望むこと（どうなっていたいか・その理由）

現状の次は、どうなっていたいかを聞きます。

大切なのは、望む状態だけでなく、なぜそれを望むのかという理由まで聞くことです。

理由まで分かると、提案する側も何を優先すべきかが見えてきます。

決め方のこと（予算・時期・誰が決めるか）

予算・時期・誰が決めるか、という決め方に関わる項目です。

この項目は、聞く順番を間違えると話が止まりやすい項目でもあります（次の章で扱います）。

決め方が分かれば、提案をどの形にまとめればよいかが定まります。

比べていること（他に検討しているもの・比べている軸）

他に検討しているものがあるか、あるならどんな軸で比べているかを聞きます。

比べている軸が分かれば、こちらが強調すべき点も分かります。

比較対象を聞くこと自体が、相手にとって考えを整理する機会にもなります。

次のこと（次に何をするか・いつまでに）

最後に、次に何をするか、いつまでに決めるかを聞きます。

ここが曖昧なまま商談を終えると、次のアクションが宙に浮きます。

日付まで具体的に聞いておくと、次の連絡のタイミングにも迷いません。

決め方のことを聞くときは、誰がどこまで決められるかも把握しておくと、決裁者とは 決裁権の範囲で扱う内容にもつながります。

営業のヒアリングシートは「順番」で成果が変わる

営業のヒアリングシートは、同じ項目でも聞く順番によって成果が変わります。

先に予算を聞くと、そこから先が出てこなくなる

商談の早い段階で予算を聞くと、相手は身構えます。

予算を先に開示すると値引き交渉に使われるのではないか、という警戒が働くためです。

結果として、そこから先の質問に対する答えが浅くなります。

現状→望むこと→差、の順に置く

順番としては、現状を聞き、次に望むことを聞き、その差を確認する流れが自然です。

現状と望むことの間にある差が明確になると、相手自身も何が課題かを言葉にしやすくなります。

この差こそが、提案の中心になる部分です。

決め方の質問は、話が温まってから

予算・時期・誰が決めるかという決め方の質問は、現状と望むことの話で場が温まってから聞きます。

話の途中でいきなり決め方を聞くと、事務的な確認に感じられてしまいます。

順番を後ろに置くだけで、同じ質問でも受け取られ方が変わります。

1つの設問で2つ聞かない

「予算と時期を教えてください」のように、1つの設問で2つのことを聞かないようにします。

2つを同時に聞くと、相手はどちらか一方にしか答えないことがあります。

設問は1つにつき1つのことだけ、と決めておくと、シートを埋める側も答えやすくなります。

ヒアリングシートの作り方6ステップ

ヒアリングシートは、次の6つのステップで作ります。

STEP1 直近の受注案件と失注案件を並べる

まず、直近の受注案件と失注案件を並べます。

新しく作る前に、実際にあった案件を材料にすることで、現実に即したシートになります。

STEP2 分かれ目になった情報を書き出す

受注案件と失注案件を見比べて、結果を分けた情報が何だったかを書き出します。

予算の握り方だったのか、決裁者への説明の仕方だったのか、案件ごとに違うはずです。

この分かれ目こそが、シートに入れるべき項目の候補になります。

STEP3 それを質問の形に直す

書き出した分かれ目を、実際に聞ける質問の形に直します。

「決裁者への説明」であれば、「この件は誰にどう説明する予定ですか」という質問に直すイメージです。

STEP4 設問を15個以内に削る

質問の形にできたら、設問の数を15個以内に削ります。

項目を増やしすぎると、商談の時間内に埋めきれず、シートが機能しなくなります。

分かれ目に直結する質問だけを残す作業です。

STEP5 実際の商談で1回使ってみる

設問が固まったら、実際の商談で1回使ってみます。

紙の上で考えているだけでは分からない、聞きにくさや答えにくさが見えてきます。

STEP6 埋まらなかった欄を見て、設問を直す

商談後に、埋まらなかった欄を確認します。

埋まらない設問は、聞き方が悪いか、そもそも必要ない項目かのどちらかです。

この見直しを続けることで、シートは自社に合った形に育っていきます。

ヒアリングシートの質問設計に使えるフレームワーク

質問の設計には、既存のフレームワークを部分的に使うと組み立てやすくなります。

BANT（予算・決裁・必要性・時期）の使いどころ

BANTは、予算・決裁・必要性・時期の頭文字を取った枠組みです。

先に紹介した「決め方のこと」の項目を整理するときに使えます。

ただし前の章で触れたとおり、聞く順番は商談の後半に置くことが前提です。

SPINの「気づいてもらう問い」の位置づけ

SPINは、状況・問題・示唆・解決の4段階で質問を組み立てる考え方です。

このうち「示唆」の質問は、相手自身に課題の大きさへ気づいてもらうための問いにあたります。

「望むこと」を聞く章の質問に、この視点を混ぜると効果的です。

フレームワークを埋める作業にしない

BANTやSPINは、あくまで質問を組み立てるための補助線です。

枠を全部埋めることが目的になると、相手にとっては尋問のように感じられます。

自社の分かれ目（作り方STEP2）に合う部分だけを取り入れる使い方をおすすめします。

買い手が営業に期待しているのは、潜在ニーズを引き出すこと

HubSpot Japanが2025年10月に実施した調査（第7回、買い手n=515）によると、買い手が営業担当者に「生成AIにはない価値」として期待する内容の上位は、個別事情を汲んだ提案・潜在ニーズの引き出し・共感や気配りで、合わせて約81.2%が期待していました（出典：HubSpot Japan「日本の営業に関する意識・実態調査2026」）。

質問を設計する目的は、決まった項目を埋めることではなく、相手自身がまだ言葉にしていない課題を引き出すことにあります。

一人で商談の練習をしておきたい場合は、AIを相手に一人でロープレを練習する方法も参考になります。

不動産のヒアリングシートで、追加で聞くこと

不動産の商談では、基本項目に加えて次の3点を聞いておくと、あとの提案がしやすくなります。

住まいの条件は「順位」まで聞く

広さ・立地・価格などの条件を聞くだけでなく、その中でどれを優先するかという順位まで聞きます。

すべての条件を満たす物件は多くありません。

優先順位が分かれば、条件が完全に一致しなくても提案できる範囲が広がります。

家族の中で意見が分かれている点を残す

住まい探しは、一人ではなく家族で決めることがほとんどです。

家族の中で意見が分かれている点があれば、無理にまとめずシートにそのまま残しておきます。

分かれている点を把握しておくと、あとの商談で誰にどう説明すべきかが見えてきます。

資金の話は、金額より前提を聞く

資金については、金額そのものより、その金額をどう考えたかという前提を聞きます。

ローンの審査状況や、頭金の準備状況など、前提が分かると現実的な提案の幅が定まります。

web制作・動画制作のヒアリングシートで、追加で聞くこと

web制作や動画制作の商談では、次の3点を聞いておくと、公開後の手戻りを減らせます。

「かっこよく」の中身を、具体の言葉に開く

制作の依頼では「かっこよく」「おしゃれに」という言葉がよく出てきます。

この言葉のままシートに書いても、制作側と依頼側で思い描くものが一致しません。

「どんな場面で誰に見せたときの印象か」まで聞き、具体の言葉に開いておきます。

参考サイトは、どこが良いかまで聞く

参考にしたいサイトや動画を聞くときは、サイト名だけでなく、どこが良いと感じたかまで聞きます。

同じサイトを見ていても、色使いを良いと感じる人もいれば、構成を良いと感じる人もいます。

どこが良いかまで聞いておくと、制作の方向性がずれません。

公開後に誰が更新するかを先に決める

制作物は、公開して終わりではなく、その後も更新が発生します。

公開後に誰が更新するのかを、制作前の段階で決めておきます。

ここを決めずに進めると、納品後に更新の担い手がいないという事態が起こります。

ヒアリングシートのテンプレートを使うときの3つの注意

既存のテンプレートを使うときは、次の3点に注意します。

そのまま使うと、自社の分かれ目が入っていない

配布されているテンプレートは、汎用的に作られています。

作り方の章で触れた「自社の受注と失注を分けた情報」は入っていません。

テンプレートは出発点として使い、自社の分かれ目を追加する前提で扱います。

項目が多いテンプレートほど、埋まらない

項目数が多いテンプレートは、一見すると丁寧に見えます。

しかし商談の時間内に埋めきれず、後半の項目ほど空欄になりがちです。

作り方STEP4のとおり、まずは15個以内まで削ることをおすすめします。

紙・エクセル・ツールのどれで運用するかを先に決める

テンプレートを紙で印刷して使うのか、エクセルで管理するのか、専用のツールで運用するのかを先に決めます。

途中で運用方法を変えると、過去のシートとの比較がしづらくなります。

商談の頻度と、シートを見返す機会の多さから、運用方法を選びます。

ヒアリングシートを使っても本音が出ない4つの理由

ヒアリングシートを丁寧に作っても、本音が出ないまま商談が終わることがあります。

理由1 相手が、まだ言語化できていない

聞かれても、相手自身がまだ課題を言葉にできていないことがあります。

この場合、シートの欄を無理に埋めようとしても、曖昧な答えしか返ってきません。

理由2 言うと売り込まれると思っている

本音を話すと、その弱みにつけこんで売り込まれるのではないか、という警戒が働くことがあります。

この警戒があるうちは、シートの項目を丁寧に聞いても、表面的な答えにとどまります。

理由3 その場にいる人の前では言えない

複数人が同席する商談では、その場にいる人の前では言いにくい話があります。

上司の前では言えない不満や、他部署の前では出せない本音は、シートを埋める場では出てきません。

理由4 そもそも、決め手の情報は営業に会う前に触れている

株式会社wibが2024年2月に実施した調査（n=500、25〜59歳のBtoB商品購入決裁者）によると、決め手になった情報に触れたタイミングは、営業担当者と会話する前だったという回答が84%を占めました。

営業担当者以外の経路から購入を決めた決裁者も67%にのぼります（出典：wib「BtoB購買における決裁者の行動実態調査」）。

決め手になった情報がすでに営業と会う前に入っているとすれば、商談の場で聞くだけでは、その情報にたどり着けません。

自分の聞き方の強みや癖を先に知っておきたい場合は、営業の強みがわかる無料診断も役に立ちます。

ヒアリングシートで聞けないことが、いちばん効く

ヒアリングシートで聞ける範囲には限界があり、聞けないことのほうが商談の結果を左右することがあります。

買い手は、営業と会う前に検討をかなり進めている

IDEATECHが2026年3月に実施した調査（n=307）によると、契約金額300万円以上・2名以上が関与する大型BtoB購買では、営業接触時点で「課題の明確化」が完了またはおおむね進んでいたという回答が70.4%を占めました。

営業接触時点での購買プロセスの進捗は平均で約40%完了しており、ボリュームゾーンは10〜20%でした（出典：IDEATECH「日本のBtoB大型購買プロセスに関する実態調査」）。

この数字は300万円以上の大型購買に限った調査であり、小口の取引にそのまま当てはめられるものではありませんが、営業と会う前に検討が進んでいるという傾向は、ヒアリングシートの設計にも影響します。

営業に会いたくない買い手も一定数いる

海外の調査では、さらに踏み込んだ傾向も見えています。

Gartnerが2025年8〜9月に実施した調査（n=646、B2Bバイヤー）によると、営業担当者が介在しない購買体験を望むバイヤーは67%でした（出典：Gartner Sales Survey）。

これは日本の調査ではなく海外の調査ですが、営業と直接話すこと自体を避けたい買い手がいるという事実は、ヒアリングシートの設計を考えるうえで無視できません。

聞けなかったことは、失注の理由になって初めて見える

ヒアリングシートで聞けなかったことは、その場では気づけません。

多くの場合、失注の理由として振り返ったときに初めて見えてきます。

この「聞けなかったこと」をどう拾うかが、次の章のテーマです。

ヒアリングシートを埋めたあとに何をするか

シートを埋めることは、商談の目的ではなく手段です。

ここからは、Gallup認定ストレングスコーチの鶴田洋がRinの社内ルールとして確立した型を紹介します。

その場で要約して、相手に言い直してもらう

シートを埋め終えたら、聞いた内容をその場で短く要約します。

要約したうえで、相手に「合っていますか」と言い直してもらう一手を挟みます。

このひと手間で、こちらの解釈のずれに気づけます。

3拍子で返す（答える→確かめる→提案する）

Rinでは、質問への対応を「答える」「確かめる」「提案する」の3拍子で行っています。

まず聞かれたことに短く正面から答えます。

出し惜しみして質問で返すと、相手は不信感を持ちます。

次に、裏にある意図の仮説を1つだけ、外れる余地を残して添えます。

「もし社内でのご説明用でしたら」のように言い切りの形で伝えると、相手が訂正しやすくなります。

意図が確かめられたら、相手の言った言葉をそのまま使い、一般論に置き換えずに次の一歩を提案します。

次の一歩を、日付つきで決める

商談の最後には、次に何をするかを日付つきで決めます。

「また連絡します」で終えると、次の一歩がいつになるか分からないままになります。

基本項目の「次のこと」で聞いた内容を、ここで具体的な日付に落とし込みます。

シートを提案資料の骨組みにそのまま移す

埋まったヒアリングシートは、提案資料を作るときの骨組みとしてそのまま使えます。

現状・望むこと・差という順番も、提案資料の流れに合わせやすい構成です。

提案資料の作り方については、提案資料の作り方7ステップでも詳しく扱っています。

ヒアリングシートを、相手の側から埋めてもらう

ここまで、営業の側からどう聞くかを中心に見てきました。

最後に、逆の発想として、相手の側から埋めてもらう設計を紹介します。

人に聞きにくいことは、資料になら聞ける

営業には聞きにくいことも、資料になら聞ける、という考え方があります。

営業担当者を前にすると聞きにくい料金の詳細や契約条件も、資料の形であれば自分のペースで確認できます。

「営業には聞きにくいことも、資料になら聞ける」という言葉は、Rinの実際のサービスページにもそのまま置かれています。

質問が残ると、聞かれた側にも「何が伝わっていないか」が見える

資料に対する質問は、加工せずそのまま記録に残す設計にしておくと、質問の傾向が見えてきます。

答えられなかった質問が積み重なれば、それは資料や説明のどこが足りないかを示すヒントになります。

これは、ヒアリングシートの「埋まらなかった欄を見る」という考え方と同じ発想です。

シートや資料の共有には、営業資料をURLで共有する方法も参考になります。

推測で答えない設計にしておく

資料や担当者が答えられる範囲を超えた質問には、推測で答えない設計にしておくことが大切です。

資料に書いてあることは断定して答え、運用の柔軟性に関わることは「可能性がある」という形で伝え、それ以外は正直に「詳細はお問い合わせください」と伝える、という3段階の切り分けです。

数字・価格・契約条件・納期は、どの段階でも推測で埋めません。

最後まで残った質問は、そこで納得できずに離れてしまうサインでもあります。

ヒアリングシートに関するよくある質問

Q. ヒアリングシートの項目は何個くらいが適切ですか？

作り方STEP4で触れたとおり、15個以内を目安にすることをおすすめします。

項目が多いほど、商談の時間内に埋めきれず後半が空欄になりやすいためです。

Q. 商談中にシートを見ながら聞いてもよいですか？

見ながら聞いて問題ありません。

ただし、シートを読み上げるような聞き方になると、相手は尋問のように感じます。

会話の流れの中で、聞くべき項目を確認する使い方が自然です。

Q. オンライン商談ではどう使えばよいですか？

オンラインでも、対面と同じ順番（現状→望むこと→差→決め方）で使えます。

画面共有でシートを見せながら埋めると、相手にも「いま何を聞かれているか」が伝わりやすくなります。

Q. シートを相手に事前に送ってもよいですか？

事前に送ること自体は問題ありません。

ただし、送っただけでは「相手の側から埋めてもらう」章で触れた、聞きにくいことへの答えは出てきにくいものです。

事前に送る場合も、商談当日にあらためて会話の中で確認する前提で使うことをおすすめします。

ヒアリングシートを1枚に絞るために（まとめ）

ヒアリングシートは、聞き漏らしを防ぎ、担当者が変わっても同じ深さで聞くための道具です。

基本項目を6つに整理し、現状→望むこと→差→決め方の順で聞けば、汎用のテンプレートよりも実際の商談に合った1枚になります。

一方で、決め手になる情報の多くは営業と会う前にすでに動いており、シートで聞けなかったことのほうが商談の結果を左右することもあります。

営業には聞きにくいことも、資料になら聞ける。

そう考えて作られたのが、Rinの「きける資料」です。

シートで聞けなかった本音を、資料の側に聞かせてみませんか。

詳しくはきける資料のページで確認できます。