日報の書き方と例文 新人も使える項目とテンプレート

日報を書こうとしても、「今日も対応しました」「頑張りました」だけで止まってしまうことはありませんか。
会社へ提出する日報では、感想だけでなく、何を行い、どこまで進み、何に困っているかを読み手へ伝える必要があります。

この記事では、新人や事務・営業担当者が使える6項目、コピー用の空欄テンプレート、5種類の架空例を紹介します。
成果が出なかった日や、所感と相談をどう書き分けるかも確認できます。

会社に指定の様式や提出方法がある場合は、そのルールを優先してください。
ここで紹介する形を、自分の職場に必要な項目へ合わせて使いましょう。

日報で読み手に伝えること

業務日報は、上司や同僚へその日の仕事を報告する文書です。
読み手が知りたいのは、行動の一覧だけではなく、仕事の進み具合、結果、未完了の内容、判断や支援が必要な点です。

Qiita Team公式の記事では、日報の目的を、自己成長のための振り返りと、上司や同僚への進捗周知に分けて考え、内容・課題・希望を明確にする方法が案内されています。
目的を分けると、感想だけの日報や、作業名だけの日報を避けやすくなります。

日報と日記と個人の振り返りを分ける

日報、日記、個人の振り返りは、同じように1日を扱っていても、読み手と用途が異なります。

会社の日報に必要な顧客名、案件名、社内の判断待ちなどを、個人の日記へそのまま写す必要はありません。
反対に、業務と関係のない個人的な気持ちを、会社提出の日報へ詳しく書く必要もありません。

会社指定の項目と提出条件を最初に確認する

日報を書く前に、次の点を確認します。

• 会社指定の項目があるか。
• 誰が読むか。
• どこへ提出するか。
• 何時までに出すか。
• 添付資料が必要か。
• 上司から返答が必要な相談をどこへ書くか。

会社所定のフォームがあるなら、その項目と順番を優先します。
この記事の6項目は、一般的な業務報告を組み立てるためのRin独自の提案であり、全社共通の規格ではありません。

日報に書く6つの項目

何を書くか迷うときは、Rinが提案する次の6項目で事実を整理できます。
項目を埋めるだけで終わらず、読み手が次に判断できる情報があるかを確認します。

1 日付と担当

いつの報告で、誰の担当かを書きます。
チーム名や案件名が会社の指定項目にある場合は、指定された表記に合わせます。

確認する質問は「対象日はいつか」「担当者は誰か」「どのチームや案件の報告か」です。
提出日と対象日が異なる場合は、どちらの日付か分かるようにします。

2 今日の目標

その日にどこまで進める予定だったかを書きます。
「営業を頑張る」ではなく、「見積書を確認者へ渡す」「問い合わせ一覧を更新する」のように、終わったか判断できる表現にします。

確認する質問は「今日の終わりに、何がどの状態なら目標達成か」です。
数値目標が会社や案件で決まっている場合だけ、その数値を記載します。

3 実施した業務

何を行ったかを、読み手が追える単位で書きます。
5W1Hの全部を毎回並べる必要はありませんが、誰に、何を、いつ、どの方法で行ったかが判断に必要なら補います。

確認する質問は「何に着手したか」「誰やどの部署とやり取りしたか」「成果物や添付はあるか」です。
複数の仕事がある日は、箇条書きにすると読み分けやすくなります。

4 進捗と結果

実施したことと、完了したことを分けます。
連絡を送っただけなら「送信済み」、相手の確認が必要なら「返答待ち」、すべて終わったなら「完了」と状態を書きます。

確認する質問は「どこまで終わったか」「何が未完了か」「次に誰の行動が必要か」です。
過去と同じ指標を継続して記録している場合は比較できますが、取得していない件数を0として埋めてはいけません。

件数を確認できない場合は、「未確認」「集計前」「記録なし」など、実際の状態を書きます。
0件は、確認した結果が0だった場合にだけ使います。

5 課題と相談

困っている事実と、読み手に求める行動を書きます。
「分かりません」だけではなく、「どこまで確認したか」「何を判断してほしいか」「いつまでに必要か」を添えます。

確認する質問は「何が止まっているか」「原因は確認済みか」「誰に何を答えてほしいか」「期限はいつか」です。
原因が確定していないなら、事実と仮説を分けて書きます。

6 翌日の予定

未完了の続きを含め、翌日に何から着手するかを書きます。
読み手が予定の重なりや優先順位を確認できる粒度にします。

確認する質問は「最初に行うことは何か」「今日から持ち越す仕事は何か」「事前に必要な返答や資料はあるか」です。
今日の相談への返答が前提なら、「返答を受けた後に着手」と条件も書きます。

日報をまとめる手順と空欄テンプレート

日報を退勤前に一から思い出そうとすると、実施と結果が混ざりやすくなります。
業務中の短いメモから、次の4手順でまとめます。

1 業務中に事実を短く残す

作業名、開始したこと、相手へ送ったこと、返答を受けたことを短く残します。
この段階では文章を整えず、後で状態を確認できる言葉を使います。

機密情報や顧客情報を個人用のメモサービスへ移さず、会社が認めた記録場所を使います。
記録先が決まっている場合は、その運用に従ってください。

2 完了と未完了を分ける

メモを見ながら、「完了」「対応中」「返答待ち」「未着手」に分けます。
実施しただけの仕事を、成果や完了として書かないことが大切です。

未完了には、次の担当者、待っている返答、再開する条件を添えます。
読み手は、遅れているかどうかより、次に何が必要かを判断しやすくなります。

3 所感と相談を分ける

所感には、事実から気づいたことと、次に試す方法を書きます。
相談には、自分だけでは決められないことと、相手に求める返答を書きます。

「難しかったので気をつける」は所感にも相談にもなりきれません。
難しかった場面、確認した事実、次の方法、判断してほしい内容へ分けます。

4 期限と提出形式を確認する

会社指定のフォーム、メール、表計算、社内ツールのどれへ提出するかを確認します。
添付資料がある場合は、ファイル名や保存場所が会社の運用に合っているかも確認します。

提出後に返答が必要な相談は、相手が見つけられる場所に書かれているかを確かめます。
緊急性がある場合は、日報だけに書かず、職場で決められた連絡方法を使います。

コピーして使える6項目の空欄表

次の表は、Rinが提案する空欄テンプレートです。
会社所定のフォームがある場合は、内容をそのフォームへ転記してください。

メールや社内ツール用の短い本文テンプレート

以下をコピーし、実際の事実に置き換えます。

【日付と担当】
対象日：
担当：

【今日の目標】

【実施した業務】
・

【進捗と結果】
・完了：
・対応中：
・返答待ち：

【課題と相談】
・事実：
・確認済みのこと：
・相談したいこと：
・返答希望時期：

【翌日の予定】
・

必要な情報量や確認作業は、担当業務と会社の様式によって変わります。

メールで提出するときの件名と添付

会社指定の件名があれば、その形式を優先します。
指定がない場合の架空の書き方は「【日報】対象日・氏名・部署」です。

本文には6項目を記載し、添付があればファイル名と保存先を示します。
閲覧権限を確認し、誰の返答がいつまでに必要かも本文に書きます。
機密情報の記載、添付、保存方法は会社の運用に従ってください。

仕事や状況別の日報例文

以下の5例は、書き方を説明するための架空の例です。
会社名、業務、人物、件数、進捗、結果はすべて架空で、実際の利用者や実績ではありません。

どの例も「事実」「結果や進捗」「困り事や相談」「翌日」の順にしています。
自分の日報では、実際に確認できた内容へ置き換えてください。

営業の日報例文

【今日の目標】既存の問い合わせ先へ連絡し、次の確認事項を整理する。
【実施した業務】問い合わせ先12件へ電話し、担当者5名と会話した。
商品説明資料を3件送付した。
【進捗と結果】打ち合わせ候補日を1件受領した。
資料送付3件は相手の返答待ち。
電話したことと、打ち合わせ決定を分けて記録した。
【課題と相談】価格より導入手順の質問が多かった。
説明資料の導入手順ページを先に案内してよいか、明日午前中に確認したい。
【翌日の予定】候補日を上司と確認し、相手へ返答する。
返答待ち3件の状態を更新する。

この例では、電話件数を成果とせず、会話、資料送付、候補日受領を別の状態にしています。
相談には、質問の傾向と判断してほしい内容があります。

事務の日報例文

【今日の目標】請求データを確認し、確認者へ渡す。
【実施した業務】請求データ18件を照合し、16件を確認者へ提出した。
2件は発注番号を確認中。
【進捗と結果】16件は確認者の承認待ち。
2件は担当部署へ照会済みで返答待ち。
添付：請求確認一覧_架空.xlsx。
【課題と相談】発注番号の記載場所が2つあり、どちらを正とするか未確認。
担当部署の返答後も判断できない場合は、経理担当へ確認したい。
【翌日の予定】返答を確認し、未完了2件を更新する。
承認後に提出状態を完了へ変更する。

この例では、照合、提出、承認を同じ「完了」にしていません。
添付名は架空ですが、実務では会社の命名規則と保存場所を優先します。

新人の業務日報例文

【今日の目標】商品登録の手順を確認し、練習用データを登録する。
【実施した業務】手順書を読み、指導担当者と一緒に練習用データ4件を入力した。
確認画面まで進めた。
【進捗と結果】4件のうち3件は確認済み。
1件は分類の選択に迷い、未登録のまま保留した。
【課題と相談】分類Aと分類Bの判断条件を手順書で見つけられなかった。
該当箇所または判断例を教えてほしい。
【翌日の予定】判断条件を確認して保留1件を登録し、次は自分で確認画面まで進める。

新人の日報では、「教えてもらった」だけで終えず、自分がどこまで行い、どこで止まったかを書きます。
質問する前に確認した資料も添えると、読み手が答えやすくなります。

研修の日報例文

【今日の目標】問い合わせ返信研修で、返信文の基本構成を理解する。
【実施した業務】研修動画を視聴し、件名・回答・次の行動・期限の順で架空の返信文を2件作成した。
【進捗と結果】2件を研修担当者へ提出し、返答待ち。
成果物：返信文練習_架空.docx。
【所感と相談】回答だけでなく、相手に次にしてほしい行動と期限を書く必要があると理解した。
期限が未定の場合の書き方を確認したい。
【翌日の予定】添削結果を確認し、実際の送信はせずに練習文を修正する。

研修では、学んだ内容と、次にどの場面で試すかを書きます。
成果物を添える場合も、提出したことと確認済みであることを分けます。

成果が出なかった日の日報例文

【今日の目標】新規候補へ連絡し、打ち合わせ候補を得る。
【実施した業務】候補10件へ電話し、担当者2名と会話した。
【進捗と結果】打ち合わせ候補は0件。
担当者2名からは、検討時期が未定との回答だった。
【課題と相談】候補日を得られなかった原因は未確認。
仮説として、連絡時期と対象条件が合っていない可能性を考えている。
対象条件を変える前に、過去の応答結果を確認してよいか相談したい。
【翌日の予定】過去の記録を確認し、事実をまとめてから連絡対象の変更案を出す。

成果が0でも、行動を成果に言い換える必要はありません。
確認できた反応、未確認の原因、仮説、次に確かめたいことを分けると、次の判断につながります。

所感と相談を具体的にして日報を活かす

所感は、気合いや自己評価だけを書く欄ではありません。
業務上の事実から気づいたことと、次に試す方法を書くと、読み手が助言しやすくなります。

曖昧な所感を書き換える

以下は、すべて説明用の架空の書き換え例です。

修正後は、事実、現在地、次の方法が分かります。
数値を使う場合は、確認した数値だけを書き、集計していない内容を推測で埋めません。

相談には求める返答を書く

相談は、「どうしたらよいですか」だけで終わらせず、次の4点を入れます。

1. 起きている事実。
2. 自分で確認したこと。
3. 判断できずに止まっている点。
4. 誰に何をいつまでに答えてほしいか。

たとえば、「資料の2ページと手順書で名称が異なります。
更新日を確認しましたが、どちらが現行か判断できません。
明日の作業開始前までに、使用する名称を確認していただけますか」と書けます。
これは書き方の例であり、実際の資料名や期限へ置き換えます。

緊急の障害、顧客への影響、安全に関わる問題は、日報の提出時刻まで待ちません。
電話、チャット、緊急連絡先など、職場で決められた方法を使います。

読み手は返答と解決を分ける

日報は、提出しただけで相談が解決するとは限りません。
読み手は、事実と推測を確認し、必要な質問へ返答し、次の手順を一緒に決めます。

書き手側も、「提出済み」「返答あり」「対応方針決定」「解決」を分けて記録します。
返答を受けたのに未着手なら、完了にはしません。

チームの記録から手順を見直す

会社が認めた範囲で閲覧できる同僚の日報から、繰り返す課題や、うまく進んだ対応手順を整理できます。
日付、当時の条件、変更する手順1つを記録し、先週と今週を同じ指標で比較します。

確認した結果が0件の場合と、件数を取得していない場合は分けます。
日報は業務手順の確認に使い、書き手の性格を評価する材料にはしません。

会社指定のツールを優先する

日報の記録先は、紙、Excel、スプレッドシート、社内ツールなどがあります。
新しいツールを増やす前に、会社所定の方法を優先してください。

選ぶ必要がある場合は、閲覧する人、入力する人、過去の報告の探しやすさ、添付方法、会社の運用に合うかを確認します。
ツールの価格や機能だけで決めず、必要な人が読めて返答できる流れを見ます。
所定の保存先、保存期間、閲覧範囲も会社規定を確認します。

会社の日報には業務情報を、個人の記録には個人の気づきを残し、記録先を分けます。
顧客情報、社内限定情報、未公開資料を個人用のサービスへ全文貼り付けないようにします。

日報で迷う点を確認して次の1枚を書く

毎日同じ仕事でも書くことはありますか

同じ作業名でも、対象、進捗、未完了、返答待ち、翌日の予定は変わります。
変化がない場合も、「前日から継続」「新しい問題なし」「次の確認日」のように、確認できた状態を書きます。

成果がなかった日は何を書きますか

目標、行ったこと、確認できた結果、原因が未確認であること、次に確かめることを書きます。
実施件数を成果に言い換えず、0件を隠すための理由も作りません。

どのくらいの分量が必要ですか

読み手が進捗と相談を判断できる分量にします。
会社に文字数や欄の指定がある場合は従い、同じ説明の繰り返しは減らします。

何時に提出しますか

会社の締切と運用を確認します。
締切前でも、急ぎの相談や他の人の仕事を止める問題は、指定の連絡方法で先に共有します。

日報と週報は何が違いますか

日報はその日の進捗や相談を扱い、週報は複数日の動きや次週の計画をまとめる使い方があります。
実際の対象期間と項目は会社の指定を確認してください。

所感に書くことがありません

感想を無理に作らず、予定と結果の違い、確認に時間がかかった点、次回変える手順があるかを見ます。
新しい気づきがなければ、確認できた状態だけを簡潔に書けます。

個人的な気づきを詳しく整理したい場合は、会社の日報と分けて振り返りの書き方を参考にしてください。

読み手から返答がありません

返答が必要な質問だったか、相手、期限、求める判断を書いたかを確認します。
業務が止まる場合は、日報だけに残さず、会社の連絡方法で相手へ確認します。

面談で複数の質問を整理したい場合は、1on1で話すことの整理方法も参考になります。

今日の業務1つから書き始める

まず、今日行った業務を1つ選びます。
その業務について、日付と担当、目標、実施、進捗と結果、課題と相談、翌日の予定の6項目を埋めます。

空欄があれば、推測で埋めず、「未確認」「返答待ち」「該当なし」のどれかを確認します。
最後に、会社指定の提出先、期限、添付を確認すれば、次の1枚を提出できる形になります。

会社へ出す日報とは別に、自分の出来事や気持ちを振り返りたい人には、Rinが運営する自分と話すノートがあります。
日々の記録や価値観を手がかりにAIコーチと対話でき、基本使用料は無料でアプリ内課金があります。

会社指定の日報提出ツールではありません。
会社や顧客の情報を貼り付けず、個人の振り返りを少し続けたいときの選択肢です。

著者：鶴田洋（株式会社Rin代表）